शाला में Cash Book व Ledger Book संधारण

यहाँ हम शाला में Cash Book व Ledger Book 2022 का संधारण कैसे करेंगे उसको जानेंगे ।

कैशबुक (Cash Book) संधारण

कैशबुक बनाने के लिये जरुरी दस्तावेज :-

  1. Latest Printed बैंक पासबुक
  2. भुगतान किये गये Vendor का Bill Voucher
  3. मदवार राशि विवरण (यहाँ से देखें📎)
  4. कैश बुक पंजी

कैशबुक पंजी संधारण के Step :-

  • कैशबुक पंजी में राशि का संधारण दो Section में किया जाता है:-
    • 1️⃣आय(Receipt) और
    • 2️⃣व्यय(Payment).
  • आय वाले Section में उस राशि को दर्ज किया जाता है जो उच्च कार्यालय से प्राप्त हुआ हो।
  • और व्यय वाले Section में उस राशि को दर्ज किया जाता है जिसे स्कूल द्वारा किसी Vendor या Beneficiary को भुगतान किया गया हो। निचे Demo के लिए कैशबुक का Screen Shot दिया गया जिसकी सहायता से आप कैशबुक का संधारण आसानी से कर सकते हैं | इस Screen Shot के हर कॉलम का विवरण निचे विस्तार से दिया गया है |

1️⃣आय वाले Section का विवरण कैसे भरें?

आय वाले Section में कुल 7 कॉलम है जिनका विवरण क्रमशः देखते हैं :-

लेजर बुक (Ledger Book) संधारण

  1. दिनाँक(Date):- इस कॉलम में पासबुक के उस दिनाँक को भरना है जिस Date में पैसा खाते में जमा हुआ है।
  2. वाउचर नम्बर (Voucher No.):- आय Section में इस कॉलम में कुछ नहीं भरना है।
  3. विवरण(Particulars):- इस कॉलम में उस मद का नाम लिखना है जिस मद के लिये राशि जारी किया गया है। जैसे- शाला अनुदान, शाला सुरक्षा, SMS अनुदान, खेलगढ़िया, आत्मसुरक्षा प्रशिक्षण, योगा इत्यादि। इस कॉलम में जिस महीने का विवरण बना रहे हैं उस महीने के 01 तारीख कों पुर्व माह की शेष राशि कों पहले लिख लें | उसके बाद उच्च कार्यालय से प्राप्त राशि कों Date wise निचे लिखते जायें | बैंक से प्राप्त ब्याज की राशि को भी दिनाँक के क्रम में लिख लें ।
  4. लेजर पृष्ठ क्रमाँक(L.B.F.):- मदवार लेजर पंजी में संधारित उस पृष्ठ क्रमाँक को लिखना है जिस पृष्ठ पर उस मद का विवरण लिखा गया हो। निचे लेजर पंजी का Screen Shot दिया गया जहाँ से उसका विवरण देख सकता हैं |
  5. नगद(Cash):-इस कॉलम में स्कूल को नगद प्राप्त राशि को भरना है । अगर नगद राशि प्राप्त नहीं हुआ है तो वहाँ NILL या निरंक लिख देना है। उसके बाद निचे योग में कुल आय, पुर्व शेष व महायोग कों Red Pen से लिख देना है |
  6. बैंक(Bank) :-इस कॉलम में स्कूल के बैंक खाते में प्राप्त राशि को भरना है।
  7. कुल रकम(Total Amount):- इस कॉलम में नगद व बैंक में प्राप्त कुल राशि के योग को भरना है।
शाला में Cash Book व Ledger Book संधारण

1️⃣व्यय वाले Section का विवरण कैसे भरें ?

व्यय वाले Section में कुल 7 कॉलम है जिनका विवरण क्रमशः देखते हैं :-

  1. दिनाँक(Date):- इस कॉलम में पासबुक के उस दिनाँक को भरना है जिस Date में पैसा संबंधित Vendor या Beneficiary को भुगतान(Payment) किया गया हो।
  2. वाउचर नम्बर (Voucher No.):- व्यय वाले Section के इस कॉलम में वाउचर नंबर अर्थात उस क्रमांक को लिखना है जिसे आप गॉड फाईल में चस्पा करते समय नम्बरिंग दिये हैं।
  3. विवरण(Particulars):- विवरण वाले कॉलम में उस Vendor के फर्म, एजेंसी, दूकान या व्यक्ति का नाम लिखना है जिसे आपने चेक या नगद में राशि भुगतान किया है।
  4. लेजर पृष्ठ क्रमाँक(L.B.F.):- मदवार लेजर पंजी में संधारित उस पृष्ठ क्रमाँक को लिखना है जिस पृष्ठ पर उस मद का विवरण लिखा गया हो।
  5. नगद(Cash) :- इस कॉलम में वह राशि लिखना है जितना आपने संबंधित Vendor को नगद या चेक द्वारा भुगतान किया है। अगर वर्तमान माह में कोई व्यय नहीं हुआ हो तो NILL या निरंक या एक लाइन खिंच देना है | उसके बाद निचे योग में कुल व्यय, अंतिम शेष व महायोग कों Red Pen से लिख देना है |
  6. बैंक(Bank) :– व्यय Section के इस कॉलम में कुछ नहीं भरना है।
  7. कुल रकम(Total Amount):- इस कॉलम में नगद व बैंक से भुगतान किये गये कुल राशि के योग को भरना है।
शाला में Cash Book व Ledger Book संधारण

लेजर बुक पंजी संधारण के Step :-

लेजर बुक में कुल 6 कॉलम है जिनका विवरण क्रमशः देखते हैं :-

  1. दिनाँक(Date):- इस कॉलम में उस तिथि को लिखना है, जिसमें किसी मद में कोई राशि शासन से प्राप्त हुई है या जिस तिथि को उस मद से राशि को व्यय गया है।
  2. विवरण(Particulars):- इस कॉलम में उस मद का विवरण लिखना है जिस मद में राशि प्राप्त हुई है या जिस मद में राशि व्यय हुई है।
  3. कैशबुक पृष्ठ क्रमाँक(C.B.F.):- इस कॉलम में कैशबुक के उस पृष्ठ क्रमांक को लिखना है। जिस पृष्ठ पर कैशबुक में व्यय की गयी राशि का विवरण लिखा गया है।
  4. नामें रकम (Debit Amount):- इस कॉलम में व्यय की जाने वाली राशि को लिखा जाता है।
  5. जमा रकम (Credit Amount):- इस कॉलम में बैंक में जमा राशि को लिखा जाता है।
  6. शेष रकम (Balance):- इस कॉलम में व्यय राशि को कुल जमा राशि में से घटाकर लिखा जाता है। निचे Demo के लिए लेजर पंजी का Screen Shot दिया गया जिसकी सहायता से आप लेजर पंजी का संधारण आसानी से कर सकते हैं | इस Screen Shot के हर कॉलम का विवरण ऊपर विस्तार से दिया गया है |
शाला में Cash Book व Ledger Book संधारण
शाला में Cash Book व Ledger Book संधारण
शाला में Cash Book व Ledger Book संधारण

PPA पंजी संधारण –

बैंक खाता पंजी संधारण –

कैशबुक पंजी व लेजर बुक पंजी भरते समय सावधानियां :-

  1. जहाँ तक हो सके कैशबुक भरने से पहले किसी कोरे कागज में जानकारी भर लें और उसके बाद उसे पंजी में दर्ज करें जिससे विवरण भरते समय ज्यादा गलती न हो।
  2. आय और व्यय विवरण वाले Section में जानकारी को भरते समय विशेष ध्यान रखें।
  3. यदि किसी Vendor को चेक से भुगतान किये है तो चेक काटने की Dateको लिखना है खाते से पैसे कटने की तिथि को नहीं ।
  4. Vendor से संबंधित सामान का बिल ले लें ताकि उसे पंजी में दर्ज करने के साथ गॉड फाईल में चस्पा किया जा सके।
  5. सभी Bill में Paid & Cancle का सील अनिवार्य रूप से लगा लें।
  6. कैशबुक माहवार बनाना चाहिए व माहवार विवरण भरते समय पुर्व शेष राशि और अंतिम शेष राशि का मिलान अवश्य कर लें।
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