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शाला में Cash Book व Ledger Book 2022 का संधारण

यहाँ हम शाला में Cash Book व Ledger Book 2022 का संधारण कैसे करेंगे उसको जानेंगे ।

कैशबुक(Cash Book) क्या है?

Cash book को हिंदी में रोकड़ बही कहा जाता है Cash Book में सिर्फ Cash से सम्बंधित जानकारी को लिखा जाता है| जिसमें सभी नकद आय और व्यय शामिल रहते हैं, साथ ही कैश बुक में बैंक में जमा की गई राशि और बैंक से निकली गई राशि को लिखा जाता हैं। किसी व्यक्ति, संस्था, व्यापारी या कंपनी के पास पैसे कहाँ से आये और कहाँ गये और कितना शेष बचा उसको Cash Book में संधारित की जाती है । Cash Book बनाने का मुख्य उद्देश्य पैसे की आय(Receipts) और व्यय(Payments) का रिकॉर्ड संधारण के लिये किया जाता है।

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लेजर बुक (Ledger Book) क्या है?

कैशबुक एवं लेजर पंजी में केवल अन्तर ये होता है कि कैशबुक में स्कूलों को प्राप्त होने वाले समस्त आय एवं व्यय का विवरण संधारित की जाता है। जब्कि लेजर पंजी में अलग-अलग मद के आय और व्यय को दर्शाने के लिये मदवार अलग अलग पृष्ठों का प्रयोग किया जाता है। कैशबुक एवं लेजर पंजी में दर्शाये गये विवरण को पृष्ठ क्रमांक अनुसार दर्शाया जाता है।

स्कूलों में कैशबुक का संधारण क्यों और कैसे? :-

चुँकि सभी शालाओं को विभिन्न मद में शालाओं के सर्वांगीण विकास के लिये अनुदान राशि प्रदान की जाती है जिसको शाला प्रबंधन समिति की सहमति से प्रस्ताव बनाकर संबंधित मद में व्यय किया जाता है। और इन सभी राशि का मदवार व्यय पश्चात उनका व्यय विवरण कैशबुक पर बिल वाउचर सहित संधारित की जाती है। तो स्कूलों को प्राप्त राशि का कैशबुक संधारण कैसे करेंगे इस पोस्ट में जानेंगे।

कैशबुक कितने प्रकार के होते हैं?

Cash Book चार प्रकार के होते है :-

  1. Simple Cash Book (साधारण रोकड़ बही खाता ):-केवल नकद लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए Simple Cash Book या Single Column Cash Book संधारित की जाती |
  2. Double Column Cash Book (दो खाने वाले रोकड़ बही खाता):– नकद लेनदेन के साथ-साथ बैंक से सम्बंधित लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए Double Column Cash Book संधारित की जाती है| स्कूलों का कैशबुक संधारण इसी तरीके से किया जाता है।
  3. Three Column Cash Book (तीन खाने वाले रोकड़ बही खाता):-नकद व बैंक के साथ साथ खरीद छूट(Buying Discount) और बिक्री छूट(Selling Discount) का रिकॉर्ड रखने के लिए Three Column Cash Book संधारित की जाती है|
  4. Petty Cash Book (खुदरा रोकड़ बही खाता):- एक दिन की बड़ी संख्या में नगद खर्चों का रिकार्ड रखने के लिए Petty Cash Book संधारित की जाती है|

कैशबुक बनाने से पहले जरुरी दस्तावेज :-

  1. लेटेस्ट प्रिटेंड बैंक पासबुक
  2. भुगतान किये गये Vendor का Bill Voucher
  3. मदवार राशि विवरण (यहाँ से देखें📎)
  4. कैश बुक पंजी
  5. लेजर बुक पंजी

कैशबुक पंजी संधारण के Step :-

  • Double Column कैशबुक पंजी में राशि का संधारण दो Section में किया जाता है:-
    • 1️⃣आय(Receipt) और
    • 2️⃣व्यय(Payment).
  • आय वाले Section में उस राशि को दर्ज किया जाता है जो उच्च कार्यालय से प्राप्त हुआ हो।
  • और व्यय वाले Section में उस राशि को दर्ज किया जाता है जिसे स्कूल द्वारा किसी Vendor या Beneficiary को भुगतान किया गया हो। निचे Demo के लिए कैशबुक का Screen Shot दिया गया जिसकी सहायता से आप कैशबुक का संधारण आसानी से कर सकते हैं | इस Screen Shot के हर कॉलम का विवरण निचे विस्तार से दिया गया है |
शाला में Cash Book व Ledger Book 2022 का संधारण

1️⃣आय वाले Section का विवरण कैसे भरें?

आय वाले Section में कुल 7 कॉलम है जिनका विवरण क्रमशः देखते हैं :-

  1. दिनाँक(Date):- इस कॉलम में पासबुक के उस दिनाँक को भरना है जिस Date में पैसा खाते में जमा हुआ है।
  2. वाउचर नम्बर (Voucher No.):- आय Section में इस कॉलम में कुछ नहीं भरना है।
  3. विवरण(Particulars):- इस कॉलम में उस मद का नाम लिखना है जिस मद के लिये राशि जारी किया गया है। जैसे- शाला अनुदान, शाला सुरक्षा, SMS अनुदान, खेलगढ़िया, आत्मसुरक्षा प्रशिक्षण, योगा इत्यादि। इस कॉलम में जिस महीने का विवरण बना रहे हैं उस महीने के 01 तारीख कों पुर्व माह की शेष राशि कों पहले लिख लें | उसके बाद उच्च कार्यालय से प्राप्त राशि कों Date wise निचे लिखते जायें | बैंक से प्राप्त ब्याज की राशि को भी दिनाँक के क्रम में लिख लें ।
  4. लेजर पृष्ठ क्रमाँक(L.B.F.):- मदवार लेजर पंजी में संधारित उस पृष्ठ क्रमाँक को लिखना है जिस पृष्ठ पर उस मद का विवरण लिखा गया हो। निचे लेजर पंजी का Screen Shot दिया गया जहाँ से उसका विवरण देख सकता हैं |
  5. नगद(Cash):-इस कॉलम में स्कूल को नगद प्राप्त राशि को भरना है । अगर नगद राशि प्राप्त नहीं हुआ है तो वहाँ NILL या निरंक लिख देना है। उसके बाद निचे योग में कुल आय, पुर्व शेष व महायोग कों Red Pen से लिख देना है |
  6. बैंक(Bank) :-इस कॉलम में स्कूल के बैंक खाते में प्राप्त राशि को भरना है।
  7. कुल रकम(Total Amount):- इस कॉलम में नगद व बैंक में प्राप्त कुल राशि के योग को भरना है।
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1️⃣व्यय वाले Section का विवरण कैसे भरें ?

व्यय वाले Section में कुल 7 कॉलम है जिनका विवरण क्रमशः देखते हैं :-

  1. दिनाँक(Date):- इस कॉलम में पासबुक के उस दिनाँक को भरना है जिस Date में पैसा संबंधित Vendor या Beneficiary को भुगतान(Payment) किया गया हो।
  2. वाउचर नम्बर (Voucher No.):- व्यय वाले Section के इस कॉलम में वाउचर नंबर अर्थात उस क्रमांक को लिखना है जिसे आप गॉड फाईल में चस्पा करते समय नम्बरिंग दिये हैं।
  3. विवरण(Particulars):- विवरण वाले कॉलम में उस Vendor के फर्म, एजेंसी, दूकान या व्यक्ति का नाम लिखना है जिसे आपने चेक या नगद में राशि भुगतान किया है।
  4. लेजर पृष्ठ क्रमाँक(L.B.F.):- मदवार लेजर पंजी में संधारित उस पृष्ठ क्रमाँक को लिखना है जिस पृष्ठ पर उस मद का विवरण लिखा गया हो।
  5. नगद(Cash) :- इस कॉलम में वह राशि लिखना है जितना आपने संबंधित Vendor को नगद या चेक द्वारा भुगतान किया है। अगर वर्तमान माह में कोई व्यय नहीं हुआ हो तो NILL या निरंक या एक लाइन खिंच देना है | उसके बाद निचे योग में कुल व्यय, अंतिम शेष व महायोग कों Red Pen से लिख देना है |
  6. बैंक(Bank) :– व्यय Section के इस कॉलम में कुछ नहीं भरना है।
  7. कुल रकम(Total Amount):- इस कॉलम में नगद व बैंक से भुगतान किये गये कुल राशि के योग को भरना है।
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लेजर बुक पंजी संधारण के Step :-

लेजर बुक में कुल 6 कॉलम है जिनका विवरण क्रमशः देखते हैं :-

  1. दिनाँक(Date):- इस कॉलम में उस तिथि को लिखना है, जिसमें किसी मद में कोई राशि शासन से प्राप्त हुई है या जिस तिथि को उस मद से राशि को व्यय गया है।
  2. विवरण(Particulars):- इस कॉलम में उस मद का विवरण लिखना है जिस मद में राशि प्राप्त हुई है या जिस मद में राशि व्यय हुई है।
  3. कैशबुक पृष्ठ क्रमाँक(C.B.F.):- इस कॉलम में कैशबुक के उस पृष्ठ क्रमांक को लिखना है। जिस पृष्ठ पर कैशबुक में व्यय की गयी राशि का विवरण लिखा गया है।
  4. नामें रकम (Debit Amount):- इस कॉलम में व्यय की जाने वाली राशि को लिखा जाता है।
  5. जमा रकम (Credit Amount):- इस कॉलम में बैंक में जमा राशि को लिखा जाता है।
  6. शेष रकम (Balance):- इस कॉलम में व्यय राशि को कुल जमा राशि में से घटाकर लिखा जाता है। निचे Demo के लिए लेजर पंजी का Screen Shot दिया गया जिसकी सहायता से आप लेजर पंजी का संधारण आसानी से कर सकते हैं | इस Screen Shot के हर कॉलम का विवरण ऊपर विस्तार से दिया गया है |
शाला में Cash Book व Ledger Book 2022 का संधारण
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कैशबुक पंजी व लेजर बुक पंजी भरते समय सावधानियां :-

  1. जहाँ तक हो सके कैशबुक भरने से पहले किसी कोरे कागज में जानकारी भर लें और उसके बाद उसे पंजी में दर्ज करें जिससे विवरण भरते समय ज्यादा गलती न हो।
  2. आय और व्यय विवरण वाले Section में जानकारी को भरते समय विशेष ध्यान रखें।
  3. यदि किसी Vendor को चेक से भुगतान किये है तो चेक काटने की Dateको लिखना है खाते से पैसे कटने की तिथि को नहीं ।
  4. Vendor से संबंधित सामान का बिल ले लें ताकि उसे पंजी में दर्ज करने के साथ गॉड फाईल में चस्पा किया जा सके।
  5. सभी Bill में Paid & Cancle का सील अनिवार्य रूप से लगा लें।
  6. कैशबुक माहवार बनाना चाहिए व माहवार विवरण भरते समय पुर्व शेष राशि और अंतिम शेष राशि का मिलान अवश्य कर लें।

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